Командировки по-новому
Принятые в статье сокращения:
НКУ, Налоговый кодекс – Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
ГКУ – Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.
КЗоТ– Кодекс законов о труде от 10.12.1971 г. № 322-VIII.
Закон о пограничном контроле – Закон Украины «О пограничном контроле» от 05.11.2009 г. № 1710-VI.
Постановление № 98 – Постановление КМУ от 02.02.2011 г. № 98 «О суммах и составе расходов на командировки государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировки предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств».
Постановление № 663 – Постановление КМУ от 23.04.99 г. № 663 «О нормах возмещения расходов на командировки в пределах Украины и за границу».
Инструкция о командировках № 59 – Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.1998 г. № 59.
С 1 апреля 2011 года вступил в силу раздел IIIНалогового кодекса, регламентирующий уплату налога на прибыль. С этой даты существенно изменился порядок оформления служебных командировок и учет расходов на них. Командировочные расходы, как и ранее, отнесены к составу расходов двойного назначения, и урегулированы пп. 140.1.7 НКУ.А вот Инструкция о командировках № 59 после внесения изменений приобрела специальный статус и стала обязательной для использования только органами государственной власти, учреждениями и организациями, полностью содержащимися за счет бюджетных средств, а также предприятиями, учреждениями и организациями, частично финансируемыми за счет бюджетных средств.
В связи с этим обычные предприятия (назовем так предприятия, которые не финансируются из бюджета) оказались в определенном нормативном «вакууме», так как для них документа, детально описывающего порядок осуществления служебных командировок, теперь нет. Следовательно, для них существует два возможных варианта:
- либо руководствоваться в своей деятельности обновленной Инструкцией о командировках № 59, в части не противоречащей НКУ (Минфин на своем официальном сайте разъяснил, что все хозрасчетные предприятия могут, но не обязаны использовать в своей деятельности обновленную Инструкцию о командировках № 59);
- либо разработать и утвердить собственное положение о служебных командировках, в котором урегулировать все моменты нахождения работников в командировках (за основу можно взять Инструкцию о командировках № 59).
Основные моменты, которые целесообразно предусмотреть в собственном положении о командировках:
- порядок уведомления работника о командировке, ознакомления его с перечнем расходов, которые могут быть компенсированы, сметой расходов;
- размер суточных, оплата суточных за день приезда и день отъезда, размер суточных, при наличии в счете за проживание стоимости питания;
- оплата труда (или предоставление другого дня отдыха) в случаях, если день приезда или день отъезда приходится на выходной день;
- оплата труда если работник направляется специально для работы в выходной день;
- порядок продления командировки и компенсации понесенных расходов, если срок, указанный в приказе, был превышен;
- порядок отчета работника после возвращения из командировки;
- порядок и сроки возврата выданного аванса, если командировка была отменена;
- в случае командирования за границу – порядок подтверждения пересечения границы Украины;
- признание командировкой служебной поездки, если постоянная работа работников проходит в дороге или имеет разъездной характер.
Командировки и Налоговый кодекс
Подпункт 140.1.7 НКУ предусматривает возможность отнесения к составу расходов фактических командировочных расходов следующих физических лиц:
- состоящих в трудовых отношениях с налогоплательщиком;
- являющихся членами руководящих органов такого налогоплательщика.
Основанием для возникновения трудовых отношений, согласно ст. 21 КЗоТ, является трудовой договор (в том числе и в отношении лиц, работающих по совместительству) или контракт. В соответствии с данной статьей, трудовой договор представляет собой соглашение между работником и владельцем предприятия, по которому работник обязуется выполнять работу, определенную этим соглашением, с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а владелец предприятия обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон. Таким образом, физическое лицо, с которым предприятие заключило гражданско-правовой договор (например, договор подряда), не считается пребывающим в трудовых отношениях, и, следовательно, расходы на командировку такого лица нельзя учесть при определении объекта налогообложения согласно пп. 140.1.7 НКУ. Если же характер выполняемых работ по договору подряда требует от физического лица-исполнителя осуществление поездки в другой населенный пункт, возмещение понесенных расходов целесообразно предусмотреть в договоре. Согласно ст. 843 ГКУ цена работы в договоре подряда включает возмещение издержек подрядчика и плату за выполненную им работу. Таким образом, расходы, понесенные физическим лицом-подрядчиком в связи с выполнением договора, могут попасть в состав налоговых расходов заказчика в составе вознаграждения по договору гражданско-правового характера.
В налоговом учете командировочные расходы учитываются в составе:
- себестоимости изготовленных и реализованных товаров, выполненных работ, предоставленных услуг в части расходов на оплату служебных командировок персонала цехов, участков и т.п. (пп. 138.8.5 НКУ);
- административных расходов в части расходов на служебные командировки аппарата управления и другого общехозяйственного персонала (пп. 138.10.2 НКУ);
- расходов на сбыт в части командировочных расходов работников, занятых сбытом (пп. 138.10.3 НКУ).
Перечень командировочных расходов, которые плательщики налога могут учесть при определении объекта налогообложения, приведены в пп. 140.1.7 НКУ. Обязательное условие – наличие подтверждающих документов. Детально порядок налогообложения командировочных расходов представлен в таблице «Налогообложение командировочных расходов». Более подробно рассмотрим суточные расходы.
Размер суточных
Согласно абз. 4 пп. 140.1.7 НКУ к составу командировочных расходов относятся также не подтвержденные документально расходы на питание и финансирование других собственных нужд физического лица (суточные расходы), осуществленные в связи с такой командировкой:
|
- в пределах территории Украины
|
не более 0,2
|
размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, из расчета за каждый календарный день такой командировки
|
|
- для командировок за границу
|
не более 0,75
|
Как видим, Налоговый кодекс устанавливает только максимальный размер суточных, привязанный к минимальной зарплате на 1 января отчетного года. Таким образом, в текущем году максимальный размер суточных для командировки в пределах Украины составляет 188,20 грн., а для командировок за границу – 705,75 грн.
Минимальный размер суточных законодательно установлен только для предприятий бюджетной сферы и составляет для командировок в пределах Украины 30 гривень (Постановление № 98).
До 01.04.2011 пунктом 11-1 Постановления № 663 было предусмотрено, что размер суточных расходов, выплачиваемых работникам, направленным в командировку предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности (кроме предприятий, учреждений и организаций, полностью или частично содержащихся (финансируемых) за счет бюджетных средств), не может быть ниже норм суточных расходов, установленных для государственных служащих и работников предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств. Но и до внесения этого пункта (11-1) в Постановление № 663, Минфин разъяснял, что размер суточных для всех работников не может быть меньше суточных для бюджетников (письмо от 16.05.2001 г. № 041-407-349/13-3295).
Аргументом также может быть ст. 22 Конституции Украины, которая не допускает сужения объема прав и свобод человека и гражданина в связи с принятием новых законов или внесения изменений в действующие законы.
Таким образом, в настоящее время обычные предприятия могут устанавливать размер суточных для командировок по Украине в пределах от 30 грн. до 188,20 грн.
Размер суточных в зависимости от питания
Прямого требования об уменьшении размера суточных в зависимости от количества и стоимости питания, включаемого в счета на проживание, Налоговый кодекс не содержит. Ранее зависимость размера суточных от количества питания была предусмотрена Постановлением № 663, действие которого распространялось на все предприятия. В настоящее время Постановление № 98 предусматривает, что расходы на питание, стоимость которого включена в счета за проживание, оплачиваются командированным работникам за счет суточных расходов. Но эта норма, как и само Постановление № 98, распространяется только на бюджетников.
Абзацем первым пп. 140.1.7 НКУ предусмотрена возможность учета при исчислении объекта налогообложения расходов на питание, включенных в счета за проживание в гостиницах (мотелях). Однако суточные расходы, по сути, являются расходами на питание и финансирование других собственных нужд физического лица в командировке (абз. 4 пп. 140.1.7 НКУ). В связи с этим, мнение о том, что расходы на питания должны компенсироваться за счет суточных, хоть и не обозначено четко в НКУ, но все же, не лишено здравого смысла. Официальное мнение налоговых органов по этому вопросу пока отсутствует. По этому, по мнению автора, предприятиям, желающим избежать конфликты с проверяющими, стоит все же предусмотреть уменьшение размера суточных в зависимости от питания.
Документальное подтверждение
Суточные являются не подтвержденными документально расходами на питание и финансирование других нужд командированного лица. При этом говоря о том, что суточные не подтверждены документально, имеется ввиду, что не подтверждена стоимость этих расходов. Сам же факт командировки, конечно, требует документального подтверждения.
|
Сумма суточных определяется в случае командировки:
|
|
|
- в пределах Украины и стран, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд)
|
согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам
|
|
- в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд)
|
согласно приказу о командировке и отметкам в загранпаспорте, которые ставят уполномоченные должностные лица Государственной пограничной службы Украины
|
При отсутствии подтверждающих документов, приказа или отметок в паспорте сумма суточных не включается в состав расходов. По мнению ГНАУ, подтверждающими документами являются соответствующие первичные документы, которые удостоверяют намерения и факт осуществления командировки (письмо от 18.06.2011 г. № 11327/6/15-0516).
Сотрудникам, отправляющимся в командировку в страны, с которыми установлен визовый режим, не лишним будет напомнить, что в соответствии со ст. 12 Закона о пограничном контроле, отметки о пересечении государственной границы в паспортных документах граждан Украины не проставляются, за исключением случаев их личной просьбы о проставлении такой отметки. Поэтому, чтобы получить отметку в загранпаспорте, командированный сотрудник должен самостоятельно обратиться к пограничникам с такой просьбой. В случае отсутствия отметок Государственной пограничной службы Украины в загранпаспорте командированного работника предприятие не только лишится права на включение суточных в состав своих расходов, но и должно будет обложить указанные суммы налогом с доходов физических лиц.
Помимо этого следует также помнить, что любые расходы, связанные с командировкой, могут быть включены в состав расходов налогоплательщика при наличии документов, подтверждающих ихсвязь с деятельностью налогоплательщика. Такими документами в НКУ,в частности (но не исключительно), названы:
- приглашения принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью налогоплательщика;
- заключенные договор или контракт;
- другие документы, устанавливающие или удостоверяющие желание установить гражданско-правовые отношения;
- документы, подтверждающие участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью налогоплательщика.
Командировочное удостоверение
Командировочное удостоверение законодательно потеряло свою былую актуальность. Количество дней командировки и соответственно сумма суточных определяются в соответствии с НКУ на основании приказа о командировке. Поэтому наличие отметок в командировочном удостоверении, как и само удостоверение, не являются необходимыми. В связи с этим приказ ГНАУ от 28.07.97№ 260 об утверждении формы командировочного удостоверения отменен приказом Минфина от 21.06.2011 г. № 738.
Отчет о командировке
Как и ранее, направляя работника в командировку, работодатель обязан обеспечить его авансом. Согласно ст. 121 КЗоТ работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы на наем жилого помещения в порядке и размерах, установленных законодательством. Следовательно, невыплата аванса работникам, которые направляются в командировку, является нарушением трудового законодательства.
После возвращения из командировки работник представляет отчет об использовании средств, выданных на командировку. Форма отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и порядок его составления утверждены приказом ГНАУ от 23.12.2010 № 996.
Отчет представляется:
- до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку;
- до окончания 3-го банковского дня по окончании командировки, в случае если во время служебной командировки командированный работник получил наличные с применением платежных карточек;
- до 20-ти банковских дней, если нужно урегулировать вопросы, связанные с выявлением расхождений между соответствующими отчетными документами. Такой срок может установить директор, если во время служебной командировки командированный работник применил платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме и срок представления отчета об использовании выданных на командировку средств не превысил 10 банковских дней.
При наличии излишне израсходованных денежных средств их сумма возвращается работником в кассу или зачисляется на банковский счет выдавшего их лица до или во время представления отчета (пп. 170.9.2 НКУ). Сумма излишне израсходованных и не возвращенных в установленный срок средств подлежит обложению НДФЛ.
Налогообложение командировочных расходов
|
Вид расходов
|
При исчислении объекта налогообложения учитываются
расходы на командировки
|
База для обложения НДФЛ
|
Примечание
|
Подпункт НКУ
|
|
|
в пределах Украины
|
за границу
|
||||
|
Расходы на проезд
|
|||||
|
Расходы на проезд к месту командировки и обратно
|
+
|
+
|
–
|
при наличии подтверждающих документов: транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта, в том числе чартерных рейсов
|
140.1.7,
165.1.11
|
|
Расходы на проезд по месту командировки (на городском транспорте, на арендованном транспорте, кроме такси)
|
+
|
+
|
–
|
||
|
Перевозка багажа
|
+
|
+
|
–
|
||
|
Предварительный заказ билетов
|
+
|
+
|
–
|
||
|
Оплата услуг камеры хранения
|
–
|
–
|
+
(при условии компенсации)
|
целесообразно о компенсации таких расходов указать в приказе на командировку.
Наличие подтверждающих документов обязательно
|
«б» 164.2.17,
170.9.1
|
|
Оплата услуг платного зала ожидания
|
–
|
–
|
+
(при условии компенсации)
|
||
|
Возрат проездных билетов
|
+
|
+
|
–
|
«в» 138.10.2,
«б» 164.2.17
|
|
|
Приобретение горюче-смазочных материалов
|
+
|
+
|
–
|
при наличии подтверждающих документов: накладные, счета, чеки РРО
|
|
|
Другие расходы, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой служебного автомобиля
|
+
|
+
|
–
|
||
|
Расходы на проживание
|
|||||
|
Проживание в гостиницах (мотелях), найм других жилых помещений
|
+
|
+
|
–
|
при наличии подтверждающих документов: счетов, полученных из гостиниц (мотелей) либо от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе бронированию мест в местах проживания
|
140.1.7,
165.1.11
|
|
Плательщики налога на прибыль не имеют права включать в состав расходов стоимость расходов на проживание в гостинице, собственником которой является физическое лицо-предприниматель, уплачивающий единый налог (письмо ГНАУ от 27.04.2011 г. № 11953/7/15-0317).
Учитывая пп. 139.1.12 НКУ это ограничение касается не только расходов на проживание, а всех расходов, связанных с приобретением в командировке товаров (работ, услуг) у ФЛП – плательщика единого налога
|
|||||
|
Питание, включенное в гостиничные счета
|
+
|
+
|
–
|
||
|
Бытовые услуги (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, обуви или белья), включенные в гостиничные счета
|
+
|
+
|
–
|
||
|
Бронирование мест в гостиницах
|
+
|
+
|
–
|
||
|
Телефонные разговоры
|
+
|
+
|
–
|
||
|
Пользование холодильником, телевизором,
|
–
|
–
|
+
(при условии компенсации)
|
«б» 164.2.17,
170.9.1
|
|
|
Туристический сбор
|
–
|
–
|
+
(при условии компенсации)
|
268.2.2
|
|
|
Страхование в гостинице
|
–
|
–
|
+
(при условии компенсации)
|
«б» 164.2.17,
170.9.1
|
|
|
Прочие расходы
|
|||||
|
Оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз), другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки включая любые сборы и налоги, которые подлежат уплате в связи с осуществлением таких расходов
|
+
|
+
|
–
|
при наличии подтверждающих документов: счетов, чеков, виз
|
140.1.7,
165.1.11
|
|
Затраты на устный и письменный перевод
|
–
|
+
|
–
|
при наличии подтверждающих документов: счетов, чеков
|
138.10.2
|
|
Комиссионные (в случае обмена валютных средств)
|
–
|
+
|
–
|
||
|
Обязательное страхование жизни или здоровья командированного лица либо его гражданской ответственности (при использовании транспортных средств), если это требуется законами страны командирования либо стран, по территории которых осуществляется транзитное движение в страну командирования
|
+
|
+
|
–
|
страховой полис
|
140.1.7,
165.1.11
|
|
Разъяснения Минфина о случаях, обусловливающих необходимость при направлении в служебные командировки за границу осуществлять страхование жизни или здоровья лица либо его гражданской ответственности,изложены в
письме от 18.05.2011 г. № 31-07250-03-21/12670
|
|||||
|
Алкогольные напитки и табачные изделия, «чаевые», зрелищные мероприятия
|
–
|
–
|
+
(при условии компенсации)
|
исключением являются случаи, когда суммы чаевых включаются в счет в соответствии с законами страны пребывания
|
140.1.7, 170.9.1
|
|
Суточные расходы
|
|||||
|
В пределах предельных норм
|
+
|
+
|
–
|
в пределах Украины и стран, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд),- – согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам;
в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд)-,согласно приказу о командировке и отметкам уполномоченного служебного лица Государственной пограничной службы Украины в загранпаспорте или заменяющем его документе
|
140.1.7,
165.1.11
|
|
Сверх предельных норм
|
–
|
–
|
+
|
«б» 164.2.17,
170.9.1
|
|
|
Если во время командировки работнику предоставлялось питание
|
–
|
–
|
–
|
вопрос по уменьшению суточных пропорционально количеству раз питания законодательством не урегулирован
|
–
|
Опублковано в Журнале "Ориентир" в сентябре 2011г.
